Un bail sans état des lieux signé par chaque partie, c’est un peu comme partir en mer sans boussole : on s’expose à la tempête, sans moyen fiable de retrouver sa route. Le document doit être signé, et détenu, à la fois par le locataire et le propriétaire. Si l’un ne possède qu’une copie, ou si l’état des lieux se limite à un fichier envoyé à la va-vite sans accord écrit, tout peut déraper : contestation, perte de preuve, litige en embuscade. Mieux vaut prévenir : sans original signé des deux côtés, la preuve s’effrite et la procédure, en cas de désaccord, tourne vite au casse-tête. Certains cas particuliers autorisent la version numérique, mais uniquement si chaque partie donne son feu vert par écrit. La loi, ici, ne laisse aucune zone grise.
L’état des lieux en location : un passage obligé pour locataires et propriétaires
La remise des clés n’est jamais un simple échange de poignées de main. L’instant impose un rituel précis : l’état des lieux. Locataire et bailleur se retrouvent face au logement, document en main, prêts à scruter chaque recoin. Au programme : inspection approfondie, relevés des compteurs, inventaire complet du mobilier et des équipements. Même la plus petite griffure ou trace d’humidité trouve sa place sur le papier. Rien n’est laissé au hasard.
Négliger cette étape, c’est risquer d’alimenter une querelle future. Ce document protège le bailleur contre les détériorations non signalées, et le locataire contre la charge de défauts déjà présents. La loi ne laisse rien d’approximatif : chaque pièce, chaque équipement, chaque anomalie doit être décrite et consignée. Absent du dossier ? Impossible de justifier une retenue sur le dépôt de garantie ou d’exiger des réparations à la sortie.
La signature du contrat de location s’appuie sur ce socle solide. Impossible de s’en passer : chacun signe, chacun repart avec son exemplaire. Ce document sera la référence lors du départ, quand il s’agira de comparer l’état initial et celui laissé en fin de bail.
Voici les différentes formes d’état des lieux à connaître pour ne rien laisser au hasard :
- État des lieux d’entrée : capture l’état du logement avant toute occupation
- État des lieux de sortie : sert de base à toute comparaison ou retenue
- Signature conjointe : acte l’engagement des deux parties
Qui doit conserver l’original de l’état des lieux ?
À qui revient la garde de ce précieux document ? La question revient souvent, preuve que l’incertitude persiste. L’état des lieux n’est pas un simple formulaire à archiver : il fait partie intégrante du contrat de location. Locataire comme bailleur doivent impérativement disposer d’une version identique, datée et signée, pour attester de l’état du logement au début et à la fin de la location.
Se contenter d’un scan envoyé par mail ou d’une version papier remise uniquement au bailleur ? La loi l’interdit. La remise doit être simultanée, immédiate, à chacun des signataires, que le logement soit vide ou meublé. Cette double détention protège les deux parties.
En cas de litige, contestation sur la restitution du dépôt de garantie, désaccord sur un dégât, c’est l’original de l’état des lieux qui tranche. Sans ce document, il devient très compliqué de défendre sa position, qu’on soit locataire ou propriétaire.
La loi du 6 juillet 1989, modifiée par la loi Alur, précise que chaque partie doit repartir avec son exemplaire. C’est une question d’équité, pour que tous aient les moyens de faire valoir leurs droits à chaque étape de la location.
- Un exemplaire pour le locataire
- Un exemplaire pour le bailleur
Ce double jeu garantit une information claire et équilibrée, et évite tout déséquilibre dans la défense des intérêts de chacun.
Ce que dit la loi : droits, obligations et documents à fournir
Un cadre légal strict
Impossible de s’affranchir des règles : la loi encadre de bout en bout l’état des lieux. Dès la signature du contrat de location, locataire et propriétaire doivent remplir ensemble ce document. L’article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989 est sans ambiguïté : l’état des lieux doit être établi contradictoirement, en présence des deux parties ou de leurs représentants.
Remise immédiate et exemplaires identiques
Une fois signé, le document d’état des lieux doit être remis à chacun, soit sur papier, soit en version numérique, mais toujours immédiatement. Impossible de n’avoir qu’un seul original : chacun doit pouvoir présenter une version authentique si la situation l’exige, à l’entrée comme à la sortie.
- Locataire : garde son exemplaire signé et daté.
- Propriétaire bailleur : conserve également un original, avec la même force légale.
Litiges, dépôt de garantie et recours
Lorsqu’un désaccord surgit, sur le montant du dépôt de garantie, sur la restitution du logement, ou sur la nature d’une dégradation, le face-à-face s’organise autour des deux états des lieux : celui d’entrée et celui de sortie. Si l’un des deux documents manque, la position du bailleur ou du locataire s’en trouve affaiblie en cas de recours devant le juge. Si aucun terrain d’entente n’est trouvé, la loi prévoit le recours à un commissaire de justice (ex-huissier), qui procède alors à un constat officiel et partage les frais entre les parties.
Le contrat de bail ne peut pas prévoir de clause dérogatoire à ces obligations : toute tentative d’y échapper expose à la nullité du document ou à une requalification du litige devant le tribunal.
Bonnes pratiques pour éviter les litiges et sécuriser votre location
Anticipez les incompréhensions, structurez la procédure
Pour sécuriser une location, mieux vaut une procédure d’état des lieux carrée et partagée. C’est souvent le manque de rigueur, le flou ou l’approximation qui ouvre la porte au litige. Chaque détail noté, chaque observation consignée peut devenir une pièce maîtresse en cas de désaccord. Privilégiez la réalisation conjointe du document, avec signature du locataire et du bailleur, pour une transparence totale.
Quelques réflexes à adopter permettent de verrouiller la procédure :
- Passez en revue chaque pièce, chaque point de contrôle : murs, sols, équipements, compteurs.
- Réalisez des photos datées à annexer au document d’état des lieux : leur présence peut faire la différence devant un tribunal.
- Choisissez un modèle d’état des lieux adapté au type de logement, pour ne négliger aucun aspect.
En cas de désaccord persistant, il est judicieux de solliciter un commissaire de justice pour établir une version contradictoire et impartiale. Chaque partie repart alors avec son exemplaire original, daté et signé, à conserver précieusement jusqu’à la restitution complète du dépôt de garantie.
Le formalisme n’est pas un luxe : c’est la meilleure assurance contre les contestations. Précision dans la description des revêtements, des équipements ou de l’usure normale : autant d’éléments qui limitent les conflits et assurent une relation sereine entre bailleur et locataire, du début à la fin du bail.
Un état des lieux bien mené, c’est l’assurance d’une location sans mauvaise surprise et d’un départ sans rancœur ni accusation infondée. À chacun de s’en saisir pour traverser la location avec sérénité, et refermer la porte, le moment venu, l’esprit tranquille.
